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How to meet Ukrainian businessmen........

 

Informationsbeschaffung

Über Datenbanken der deutschen und ukrainischen Industrie- und Handelskammern, der Botschaften beider Länder sowie außenwirtschaftliche Datenbanken (zB BfAI) werden meistens die Adressen und Ansprechpartner gefunden, welche Basis für einen ersten Kontakt mit der Ukraine bilden. Dabei spielt das Internet zunehmend eine dominierende Rolle.   

Der Messekontakt

Eine weitere Möglichkeit der Kontaktaufnahme mit ukrainischen Unternehmern bildet der Besuch einer Messe in der Ukraine. Die international ausgerichteten Messen finden dabei meistens in Kiew oder in Odessa statt. Für einen ersten Überblick reicht es aus, als Besucher teilzunehmen. Die ukrainischen Messen sind im internationalen Vergleich oft klein mit verhältnismäßig wenig Ausstellern. Allerdings reisen auch viele ukrainische Geschäftsleute selbst zu Messen ins Ausland, sodass sich auch hier Chancen für eine Kontaktaufnahme ergeben.

Das Bild der Deutschen in der Ukraine

Geschäftsleute aus Deutschland sollten nicht übersehen, dass die ukrainischen Unternehmer Standardvorstellungen von Deutschland und den Deutschen haben. Dazu zählen vor allem Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Diese Tugenden werden denn auch vorausgesetzt, und die ukrainischen Partner sind enttäuscht, wenn die Deutschen diese Erwartungen nicht erfüllen. Es sollte nicht unerwähnt bleiben, dass sich die Geschäftssitten auch in der Ukraine in den letzten Jahren dahingehend veränderten, dass Unternehmen verstärkt Wert auf die Einhaltung von Terminen legen.

Als deutscher Gesprächspartner sollten Sie aber keinesfalls zu steif auftreten. Eine gewisse Lockerheit wird durchaus geschätzt. Vielfach gehen die ukrainischen Geschäftsleute nicht mit festen Zielen in ein Gespräch, sondern sie warten gern ab, wie sich ein Gespräch entwickelt.

Die Firmenpräsentation vorab

Firmenpräsentationen und weiteres Informationsmaterial sollten nicht vorab auf dem Postwege an den ukrainischen Gesprächspartner geschickt werden. Der Postweg dauert z.T. sehr lang und gilt auch als unsicher. Den meisten ukrainischen Unternehmen steht der Zugang zum Internet zur Verfügung und als Erstinformationen über die Produkte und Dienstleistungen der deutschen Seite reicht der Hinweis auf Ihre Website aus. Dieses gilt vor allem, wenn Sie Ihre Firmenpräsentation auch in englischer Sprache anbieten.

Gedruckte Informationen persönlich überreichen

Prospekte und Broschüren sollten dann beim Besuch persönlich überreicht werden. Die meisten deutschen Mittelständler verfügen nicht über Informationsmaterial in russischer oder geschweige denn in ukrainischer Sprache. Hier wäre es sinnvoll, zu dem ersten Gespräch einen versierten Dolmetscher hinzuzuziehen, welcher die mit Sicherheit anstehenden technischen und/oder kaufmännischen Fragen zu übersetzen vermag.  Vor allem im Westen der Ukraine wird derzeit das Russische mehr und mehr durch die ukrainische Sprache ersetzt.

Informationen über die ukrainischen Importbedingungen vorab beschaffen

Es ist notwendig, die in der Ukraine geltenden Verkaufsbedingungen für ausländische Produkte schon vor dem Besuch in Erfahrung zu bringen. Hierzu zählen u.a. die entsprechenden Zertifizierungsbedingungen. Auch sollte man sich von vornherein darüber im Klaren sein, dass z. B. Zollfragen in der Ukraine oftmals ein besonders schwieriges Feld darstellen. Erfahrungen besagen, dass die Zollvorschriften sich rasch ändern können. Und für viele Bestimmungen gelten obendrein Ausnahmen. Die Anwendung von Zollvergünstigungen kann den Verkaufspreis spürbar beeinflussen. Es ist nichts Außergewöhnliches, dass ein Verkaufspreis um 10% schwanken kann, je nachdem, welchen Weg der ukrainische Importeur im Umgang mit seinen Zollbehörden einschlägt.

Planungen für das erste Gespräch

Bei der Planung von Gesprächsterminen ist es ratsam, schon im Voraus eine ungefähre Dauer des Treffens zu verabreden. Jedoch sollte eine zeitliche Reserve eingeplant werden, falls das Gespräch dann doch länger als eingeplant dauern sollte. Es ist empfehlenswert, Gesprächstermine nicht vor 9 Uhr zu legen.  

Die Ortswahl für das erste Treffen

Das erste Treffen findet in den meisten Fällen im Firmengebäude des ukrainischen Partners statt. Ein nach westlichen Maßstäben unattraktives Büro sagt dabei noch nicht viel über die Liquidität der Firma aus, dafür kann es mehrere gute Gründe geben. Viele Betriebsgebäude und Büros in der Ukraine strahlen immer noch „sowjetisches Flair“ aus. Darauf sollte zunächst nicht so geachtet werden. Wichtiger jedoch ist, ob die Büros mit  moderner Bürotechnik ausgestattet sind. Ist eine solche vorhanden, so kann dies als ein gutes Zeichen gewertet werden. Das erste Treffen dient vor allem dazu, sich gegenseitig abzutasten und Vertrauen aufzubauen. Die Begrüßung wird mit einem üblichen Händedruck eingeleitet. Zu Beginn des Gesprächs kann der ausländische Gast selbst die Initiative übernehmen, aber er sollte auch danach fragen, wie man gemeinsam weiter vorzugehen gedenkt.

Visitenkarten

Die Visitenkarten sollten vorzugsweise in deutscher und englischer Sprache ausgefertigt sein. Dieses ist deshalb zu empfehlen, weil sich die ukrainischen Partner mit den englischen Begriffen oft leichter tun. Die englische Geschäftssprache hat sich in der Ukraine im Vergleich zu den deutschen Begriffen eindeutig durchgesetzt.

Der ukrainische Gesprächspartner startet zumeist verhalten

Bei geschäftlichen Gesprächen in der Ukraine ist es meist nicht üblich, sofort zur Tagesordnung überzugehen. Vielmehr nimmt der vorhergehende so genannte Small Talk einen wichtigen Platz ein. Bedingt ist dieses nicht etwa durch ein besonders ausgeprägtes Kommunikationsbedürfnis der Ukrainer. Der wesentliche Grund für die vorsichtige Gesprächshaltung und die Neigung, sich dem Gesprächspartner langsam zu nähern, liegt vielmehr darin, dass das Geschäftsleben in der Ukraine immer noch stark von der Schattenwirtschaft beeinflusst wird. Es laufen viele Dinge am Rande der Legalität ab. Dieses liegt an den zum Teil unklaren gesetzlichen Rahmenbedingungen nach der Erlangung der Unabhängigkeit mit oftmals widersprüchlichen Gesetzen und Verordnungen. Somit ist es nicht weiter erstaunlich, wenn die ukrainische Seite über ihre Gesprächspartner zunächst mehr erfahren möchte, bevor sie sich selbst öffnet. Mit diesem Bestreben sollen etwaige Risiken vermieden werden. Ein weiterer Grund für eine anfängliche Reserviertheit der ukrainischen Gesprächspartner könnten auch mögliche negative Erfahrungen mit „Ausländern“ (Betrügern, Briefkastenfirmen) sein. Grundsätzlich gilt jedoch, dass das Image von deutschen Geschäftsleuten einen unverändert hohen Wert besitzt.

Stellung und Befugnisse des deutschen Gesprächspartners

Zu den wichtigsten Informationen, welche der ukrainische Geschäftsmann von seinem ausländischen Gesprächspartner erwartet, gehören auch dessen Kompetenz und Befugnisse (Geschäftsführer, Consultant, Repräsentant etc.). Erfahrungsgemäß entstehen Unklarheiten durch nichtausreichende Übersetzungen des Dolmetschers, z. T. werden Begriffe verwendet, die der ukrainischen Seite nicht geläufig sind.  Deshalb ist es notwendig, dass der deutsche Geschäftsmann dem Dolmetscher vor dem Gespräch ausführlich seine Stellung, Aufgaben und Befugnisse darlegt. Günstig wäre es auch, die Präsentationsmaterialien der deutschen Firma dem Dolmetscher schon vorher zur Kenntnis zu geben.

Stellung und Befugnisse des ukrainischen Gesprächspartners

Wer auf der ukrainischen Seite Gesprächs-partner ist, hängt meistens von der Größe und Art des Unternehmens ab. Es ist jedoch zu erwarten, dass ein Vertreter aus der gehobenen Entscheiderebene anwesend ist, z.B. der Vertriebs- oder Einkaufsdirektor. Handelt es sich um ein Privatunternehmen, sollte unbedingt vorab herausgefunden werden, wer dessen Eigentümer ist. Geschäftsführer ukrainischer Unternehmen haben oftmals relativ wenig Einfluss, weil die Eigentümer sich meist engagiert in die Geschäftspraxis einmischen, um alle Geschäftsangelegenheiten im Griff zu behalten.

Gegenseitiges Kennenlernen

Bei dem ersten Treffen sollte das ausländische Unternehmen seine Firma und deren Produkte präsentieren. Des Weiteren steht das Interesse des deutschen Gesprächspartners im Vordergrund, selbst Informationen über die ukrainische Seite zu erhalten. In diesem zweiten Teil sollte sich der westliche Gesprächspartner nicht scheuen, zwar vorsichtig, aber dennoch klar zu fragen. Die vorausgehende eigene Präsentation sollte eher kurz gefasst sein. Das ganze Gespräch sollte zeitlich auf eine bis anderthalb Stunden begrenzt bleiben. Darüber hinaus sollte versucht werden, den Gesprächsgang durch humorvolle Bemerkungen aufzulockern, auf dass erst gar keine steife Atmosphäre aufkommt.

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